GDPR

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on yhdistyksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen

(GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 17.1.2024. Viimeisin muutos

17.2.2025.

1. Rekisterinpitäjä

Puukkoo ry, Yliopistonranta 5, 65200 Vaasa

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Henrik Seppä-Lassila, d119365@student.uwasa.fi

3. Rekisterin nimi

Vaasan yliopiston eteläpohjalaisen osakunnan yleinen tietosuojarekisteri

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on todentaa henkilön jäsenyys tai saada tapahtuman ajaksi tarvittavat tiedot tapahtumaan osallistujasta.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

·       Nimi

·       Sähköpostiosoite

·       Puhelinnumero

·       Ruoka- ja juomatoive

·       Osakunta tai järjestö

·       Erityisruokavalio

·       Avec

·       Pöytäseuratoive

·       Kotipaikka

Rekisterin tiedot poistetaan viimeistään 30 päivän kuluessa tapahtuman jälkeen tai jäsenyyden päätyttyä.

6. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n

ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tiedot voidaan luovuttaa tapahtuman järjestelyissä mukana oleville tahoille käytettäväksi tapahtuman järjestämisessä. Rekisteröity on annettava nimenomainen suostumus henkilötietojensa mahdolliseksi siirtämiseksi, tai henkilötietojen siirtämiselle on oltava olemassa muu lainmukainen peruste. Henkilötietoihin ei anneta pääsyä enempää kuin on välttämätöntä palveluiden toteuttamiseksi.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietoja säilytetään sähköisessä muodossa luotettavilla internet-palvelimilla. Tietoja voidaan säilyttää sähköisessä muodossa tai paperilla lukitussa tilassa, johon on pääsy vain luotetuilla henkilöillä. Sähköisesti säilytettäviä tietoja voidaan tulostaa tapahtuman järjestelyiden niin vaatiessa. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että rekisteriin on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee esittää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä vastaa henkilölle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, mikäli tämä on teknisesti mahdollista ja käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen. Järjestö ilmoittaa erikseen, mikäli tällainen tietojen siirto otetaan käyttöön. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli hän katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään lainvastaisesti. Valituksen voi tehdä Suomen tietosuojavaltuutetulle osoitteessa:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Puhelin: +358 29 56 66700

Verkkosivut: www.tietosuoja.fi